Хитрости сертификационного бизнеса. Протоколы испытаний - формальность или обязательный документ?

Подробности: Опубликовано: 01 сентября 2015

Данная информация продублирована в раздел "вопросы и ответы" - разрешительные документы.

Обязательными документами для продвижения продукции в оптово-розничной сети:

являются декларации, оформленные по единому техническому регламенту (EAC). Достаточно копии деклараций от поставщика, заверенные печатью и подписью поставщика и продавца. Если в цепочке сделок присутствует дилер, дистрибутор - то декларации дополнительно заверяются печатями и подписями дилера и дистрибутора.

Декларации ссылаются на протоколы испытаний продукции, на основании которых выписана декларация. В декларации есть соответствующий пункт.

Являются ли обязательными для продвижения в оптово-розничной сети эти протоколы?

Для продвижения в оптово-розничной сети достаточно заверенных поставщиком и продавцом (или поставщиком+дилером и продавцом) деклараций. Но по мнению проверяющих органов продавец обязан предоставить копии протоколов испытаний на продукцию, данные о которых имеются в декларациях, в случае если поступило обоснованное требование со стороны Роспотребнадзора.

Что такое "обоснованное требование"?

В законе нигде прямо не сказано об этих требованиях. Но, кроме законодательства РФ, существуют внутренние, региональные распоряжения Роспотребнадзора, на которые проверяющие комиссии ссылаются при проверках. Есть факты, когда проверяющие запрашивали протоколы при проверках. Поэтому, поставщик и продавец обязан предоставить протоколы , если требование такое действительно мотивированно.

Чем вызван интерес Роспотребнадзора к протоколам испытаний? Зафиксированы ли факты проверок протоколов испытаний продукции в ходе рейдов Роспотребнадзора?

Да, такой факт имел место, правда единичный пока , в ходе проверок на косметическую продукцию не наших марок. Интерес к протоколам со стороны проверяющих органов вызван ситуацией на рынке. В течение нескольких лет менялись требования к разрешительной документации, в том числе, в связи с образованием единого таможенного союза. Поставщики вынуждены были многократно переоформлять документацию. Такой спрос на услугу вызвал появление на рынке фирм-однодневок, предлагающих без проблем получить любой сертификат, гос.регистрацию, декларацию, а также и тех, что предоставлял декларации без анализа продукции. Второй важный момент: ежегодно проходит аккредитация фирм, оформляющих декларации и лабораторий, с которыми эти фирмы сотрудничают. Если сертификационная фирма лишена аккредитации, то декларация, скорее всего также будет аннулирована и иметь красный индикатор в реестре Росаккредитации (хотя, бывают исключения). А вот что касается лабораторий - не все однозначно. Бывает так, что фирма, выдавшая декларацию - действующая, а лаборатория, с которой она сотрудничала не прошла аккредитацию или закрыта по заявлению заявителя (как правило, в связи с реорганизацией). В таком случае на сайте Росаккредитации декларации заказчика будут иметь зеленый индикатор, то есть, декларация действующая. Но лаборатория, не прошедшая аккредитацию будет иметь красный индикатор, как не действующая или закрытая. Причем, внутри документа на сайте Росаккредитации будет точно указано по какой причине прекращена (или приостановлена) аккредитация. По идее, испытания продукции , если они имели место, проводились в момент , когда лаборатория имела аккредитацию. Поэтому декларации заказчика считаются действительными. Кроме того, фирма-заказчик деклараций не может нести ответственность за действия, честность и беспристрастность фирмы- оформителя деклараций, который отдает (или не отдает) образцы продукции на анализ. Вместе с тем, декларация подписывается именно фирмой -заказчиком деклараций, то есть поставщиком продукции, а значит ответственность за правдивость всех предоставляемых данных лежит на фирме-заказчике.
Но лаборатории реорганизуются, закрываются, некоторые лишаются аккредитации и по разным причинам, в том числе, и за нарушение процесса оформления протоколов, а иногда за липовые протоколы, вернее их отсутствие. В любом случае, даже если лаборатория закрыта по уважительной причине ( в связи с заявлением заявителя, например) Роспотребнадзор может потребовать в доказательство реальности деклараций реальные протоколы испытаний, которые по идее должны быть у фирмы-заказчика. (поставщика)

В чем подвох?

Поставщики разумеется, не могут и не обязаны отслеживать сроки жизни лабораторий и не обязаны переделывать декларации и протоколы каждый месяц, год. Но по идее, протоколы испытаний продукции должны быть на руках у поставщика. Должны или нет? А здесь есть еще один момент. Далеко не каждый поставщик запрашивает эти протоколы у фирмы , предлагающей оформление деклараций, потому что "как-бы" по закону достаточно декларации и ссылки в ней на протоколы. Нам каждый день на электронную почту приходит масса предложений по сертификации с указанием приятных цен. Но далеко не каждая фирма - оформитель разъясняет нюансы законодательства клиенту, а также и то , что это цена только за декларацию. А если клиент хочет получить протоколы на руки, нужно заплатить дополнительно за каждый протокол, в итоге, для фирм имеющих широкий ассортимент сумма может получиться неподъемная. Например, у нас на три декларации на руках 16 протоколов испытаний! Некоторые фирмы, оформляющие декларации, задают недоуменные вопросы о необходимости предоставлять протоколы клиенту (мол, по закону достаточно декларации) !
Конечно, можно запросить протоколы, только если возникнет необходимость, но некоторые сертификационные фирмы скромно умалчивают том, что это почему-то можно сделать только в течение месяца после получения деклараций. Это нарущение!
Второй момент связан с тем, что лаборатория на момент запроса декларации может быть уже реорганизована. А фирма-оформитель по каким-то неведомым причинам не может предоставить протоколы, хотя обязана их иметь в офисе и образцы продукции отдавались на анализ.
Вместе с тем, подпись поставщика в декларации делает его ответственным за все, что в ней написано, хотя это можно оспорить по суду. Можно посудиться с сертификационной фирмой по поводу нарушения процедуры. Но у поставщиков и продавцов нынче и так хватает забот, чтобы еще заниматься судами. Поэтому стоит учитывать все эти моменты и действительно подстраховываться по полной, хотя это выливается в дополнительные затраты.

Таким образом, имея протоколы на руках, поставщик и продавец застрахованы от неприятностей, и уже не важно закрыта лаборатория или нет. Протоколы должны быть выданы на момент действия лаборатории.

Полезные ссылки:

реестр аккредитованных фирм, пунт 1.

все данные о декларациях занесены в реестр Росаккредитации, далее выбираем пункт 3, (декларации о соответствии) , далее выбираем пункт 2. (национальная часть единого реестра зарегистрированных деклараций о соответствии, оформленных по единой форме). Вводим в поиск номер декларации или название фирмы-заказчика и получаем результат.

При проверке стоит внимательно изучить соответствие номера декларации, продукции, фирмы-заказчика в реестре, документу, который Вам предоставил поставщик. Были случаи подделок в фотошоп бумажных деклараций. Номер в реестре существовал , но совершенно на другую косметическую продукцию и иную фирму. Стоит обратить внимание на срок действия, указанный в реестре и цветовой индикатор. Зеленый - действующая. Желтый - приостановлена. Красный - аннулирована.

"Приостановление" как правило, происходит в момент любых проверок аккредитованных фирм и документов, ими оформленных. И это стандартное явление. Такие декларации не имеют силу на период проверки. После окончания проверки индикатор возвращается в зеленую зону или в красную в зависимости от результатов проверки.